Privacy-beleid Suzanne Hovinga Stichting (SHS)
Doel van het verzamelen van persoonsgegevens
De SHS verzamelt (persoons)gegevens van subsidieaanvragers voor administratieve doeleinden. Contactgegevens worden bewaard voor het contacteren van subsidieaanvragers in verband met de afhandeling van de aangevraagde en/of toegekende subsidies. Bij het indienen van een aanvraag via het online aanvraagformulier, worden aanvragers erop gewezen dat de informatie die via het formulier wordt verstrekt, gearchiveerd kan worden voor administratieve doeleinden, maar dat deze informatie niet aan derden zal worden verstrekt. Verwerkte gegevens zijn: Naam van de organisatie, project naam, contactpersoon, adres, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, moment van indienen subsidieaanvraag en, waar relevant, toegekende subsidiebedrag met oormerk.
De SHS verzamelt tevens persoonsgegevens van donateurs en “vrienden van de SHS”. Contactgegevens worden gebruikt voor het versturen van de jaarlijkse vriendenbrief. Bij het versturen van de digitale versie van de vriendenbrief, worden e-mailadressen niet zichtbaar gemaakt (via BCC verstuurd). Men kan zich ten allen tijde en zonder opgave van redenen laten uitschrijven uit deze verzendlijst. In de vriendenbrief zal elk jaar expliciet vermeld worden hoe ontvangers zich kunnen uitschrijven. Verwerkte gegevens zijn: Naam, adres en/of e-mailadres.
Tot slot verzamelt de SHS persoonsgegevens van huidige en voorgaande bestuursleden. Deze contactgegevens worden gebruikt om mede bestuurders of oud bestuurders te kunnen contacteren over relevante zaken voor het bestuur van de vereniging. Verwerkte gegevens zijn: Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie in het bestuur en bestuurstermijn.
Beheer van persoonsgegevens
Gegevens van alle subsidieaanvragen worden bewaard door het bestuurslid dat de aanvraag beoordeeld. Gegevens m.b.t. alle toegekende subsidies worden in een projectendatabase toegevoegd en bewaard. Nieuwe donateurs, “vrienden van de SHS”, en bestuursleden geven schriftelijk of mondeling akkoord voor opname in ons bestand aan één van de bestuursleden.
De projectendatabase en contactgegevens van (oud)bestuursleden, worden op een afgeschermd stuk van de website bewaard die met inloggegevens en wachtwoord toegankelijk is voor alle actieve bestuursleden. Er is een verwerkersovereenkomst afgesloten met de externe beheerder van de website. Gegevens van donateurs en “vrienden van de SHS” worden beheerd en bewaard door de secretaris, de voorzitter heeft toegang tot dit bestand om de vriendenbrief te versturen.
Persoonsgegevens worden nooit verstrekt aan derden en worden niet gepubliceerd, met uitzondering van de naam en eventueel foto van de winnaars van het Masterstageverslag en de Bachelorscriptie. Vanaf 2019, worden studenten er op de website en op het aanvraagformulier op gewezen, dat ze bij het indienen van een aanvraag akkoord gaan met het publiceren van hun naam en foto op de website.
Omdat een overzicht van toegekende projecten tot de historie van onze vereniging behoort, is er geen beperking gesteld aan de termijn waarop informatie over toegekende projecten op de website beschikbaar blijven.
Bestuursleden
Persoonsgegevens van bestuursleden worden aangemeld bij de Kamer van Koophandel. De SHS behoudt geen kopieën van identiteitsbewijzen. De namen van de bestuursleden zijn te vinden op de website onder Bestuur, echter zonder privé (e-mail-)adressen. De stichting staat bij de KvK ingeschreven op het (privé of zakelijk) adres van de secretaris, dit adres staat bij contactgegevens op de website vermeld.