Verantwoording en verslaglegging

Het bestuur van de Suzanne Hovinga Stichting wil graag weten waar haar bijdrage toe heeft geleid. Eén van de voorwaarden die is verbonden aan de verstrekking van een financiële bijdrage is dat u binnen een jaar na toezegging via een inhoudelijk verslag en een financiële verantwoording inhoudelijke en financiële verantwoording aflegt aan de Suzanne Hovinga Stichting.

Inhoudelijk verslag

In uw aanvraag heeft u een voorgenomen besteding van de financiële bijdrage van de Suzanne Hovinga Stichting op inhoudelijke gronden gemotiveerd. Met het inhoudelijk verslag dient u inzicht te geven in de mate waarin en de manier waarop de bijdrage u in staat heeft gesteld uw plannen uit te voeren.

U kunt u verslag voorzien van visuele documentatie: foto’s van uw project / voorstelling / tentoonstelling / etc., recensies en overige relevante documentatie.

Het inhoudelijk verslag stuurt u bij voorkeur digitaal naar de secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., of per gewone post naar het onderstaande adres:

Secretariaat van de Suzanne Hovinga Stichting
Ank van der Moerstraat 18
2331 HS Leiden                                        

Indien de bijdrage is verstrekt ter realisering van een publicatie, dient u 1 exemplaar per gewone post aan het secretariaat van de Suzanne Hovinga Stichting te sturen op bovenstaand adres.

Financiële verantwoording

De financiële bijdrage van de Suzanne Hovinga Stichting is mede vastgesteld op basis van de door u ingediende begroting. Overeenkomstig deze begroting dient u een gespecificeerde afrekening te sturen vergezeld van onderliggende bewijsstukken. De financiële verantwoording dient de volgende onderdelen te bevatten:

• de oorspronkelijke begroting versus de werkelijk gedane uitgaven en verkregen inkomsten (inclusief een expliciete vermelding van de post waarvoor de bijdrage van de Suzanne Hovinga Stichting was geoormerkt).
• kopieën van alle relevante (kassa)bonnen / facturen / declaraties / etc. die op een overzichtelijke manier corresponderen met de bankafschriften van betalingen.
• een korte analyse van de grootste verschillen tussen begroting en realisatie.
• Details van de bankrekening waarnaar onze bijdrage overgemaakt moet worden. Gewenste specificaties/referenties voor de verwerking van de betaling kunt u ook vermelden.

De door de Suzanne Hovinga Stichting toegezegde bedragen worden uitgekeerd op basis van nacalculatie. Na ontvangst van bovengenoemd financieel overzicht zal de hoogte van de bijdrage definitief worden vastgesteld.

Het financiële verslag stuur u per e-mail naar de secretaris: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. 

NB: Ook als uw project niet succesvol was, verwacht de Suzanne Hovinga Stichting een inhoudelijke en financiële analyse van het project op basis van inzichtelijke gegevens.